Information Management Assistant. IOC, Lausanne. Open until 30 September 2019

Département: Olympic Foundation for Culture & Heritage
Lieu: Lausanne, Suisse
Type de contrat: Temporary
Niveau d'activité: 50%
Date d'entrée: 15.10.2019
Durée: jusqu'à 31.12.2020
Date limite pour postuler: 30.09.2019

Mission

Contribue au projet de numérisation des collections, en effectuant des contrôles de qualité sur les données. Participe à la mise en ligne de ces documents sur Olympic World Library.

Participe à la permanence du prêt, accueil et orientation des usagers.

Principales responsabilités

• Effectue une relecture systématique des fichiers pdf revenus de numérisation (assurance qualité) et établit des fichiers de corrections.
• Met en ligne les fichiers pdf numérisés sur Olympic World Library.
• Effectue la permanence des services aux clients de la Bibliothèque : accueil sur place, orientation, formation à la recherche, opérations de prêt.
• Conseille les clients dans leur recherche et les forme aux outils documentaires disponibles (catalogue en ligne, bases de données, revues électroniques, recherche sur Internet).
• Apporte sa meilleure contribution professionnelle et personnelle à l’équipe.

Formation, compétences linguistiques et informatiques

• AID ou en cours de formation en information documentaire (HES, Master).
• De langue maternelle française, avec de très bonnes connaissances de l’anglais (parlé et écrit).
• Maîtrise des outils informatiques et des technologies de l’information, des bases de données documentaires.

Compétences techniques, organisationnelles et personnelles

• Capacité à participer activement à la réalisation d’objectifs communs par son investissement et sa capacité à respecter les contributions de tous les membres d’une équipe.
• Capacité à considérer les différences interpersonnelles comme une valeur ajoutée et à interagir de manière constructive avec tout type de personnes.
• Sens de la planification et de l’organisation.

Le Comité International Olympique est une organisation indépendante à but non lucratif qui s'engage à bâtir un monde meilleur par le sport. En nous rejoignant, vous ferez partie du Mouvement olympique. Vous bénéficierez de conditions de travail flexibles dans un environnement international regroupant plus de 50 nationalités.

Information and Knowledge Management Specialist. IOC, Lausanne. Open until 30 January 2019

Department: Technology and Information
Location: Lausanne, Switzerland
Contract Type: Temporary
Activity Level: 100%
Entry Date: 01.03.2019
Duration: 9 Months
Deadline: 30.01.2019


Mission

The Information and Knowledge Management Specialist contributes to making available, and to the integrity and promotion of information and knowledge. He/She contributes to activities and  information and knowledge management projects and coordinates and/or leads them. He/She ensures the optimal integration of information and knowledge management practices into existing procedures.

Main responsibilities

• Develops records management expertise within the organisation, and ensures this is shared with colleagues and adhered to. Manages the activities and services that depend on it.
• Manages or contributes to the various projects involving the Unit.
• Contributes to the managing and analysing requests, developing management methods and tools, and adopting and implementing solutions.
• Conducts regular analyses in order to propose improvements and solutions.
• Manages the organisation’s information, legal and financial documents, incoming and outgoing information, reference documents and all administrative archives.
• Is the contact person for internal clients (departments, programmes, etc.) related to information and knowledge management services; identifies possibilities for improvement and risks; offers solutions.
• Provides optimal support and a first-rate service for both internal and external requests; responds to requests and assists users. 
• Contributes to setting up a transparent information and knowledge management process at the IOC. 
• Contributes to adopting best practices in terms of information and knowledge management.
• Contributes to the optimisation and development of information and content management in accordance with the strategies in place and the needs of the institution.
• Contributes to managing the key elements of information management, such as information mapping, classification, etc.
• Contributes to information good governance (policies, procedures, guidelines, norms, etc.).

Training, language and IT skills

• Training in information and knowledge management (university qualification, HES or equivalent).
• Significant and relevant experience in the field of information and knowledge management (5 years).
• Proven experience in project management. 
• Proven experience in content management tools such as SharePoint and records management solutions.
• Knowledge of other platforms – portals and extranets – would be an asset. 
• Good knowledge of new trends, whether in the field of technology or services, linked to a real ability to adapt. 
• Excellent written and oral French and English.

Information Specialist. IOC, Lausanne. Open until 30 November 2016

La Fondation Olympique pour la Culture et le Patrimoine
Fonction	:		Gestionnaire de l’information		Mission  Assure le bon fonctionnement des tâches documentaires de la section patrimoine Images & Sons (photos) o Recherches d’images o Indexation o Support au Webmaster Médiathèque olympique Chaque employé est responsable du bon fonctionnement de son département/unité/section et de la mise à jour de ses compétences dans le cadre de la politique de formation du CIO. Par ailleurs, des responsabilités d’une autre nature que celles requises par la fonction peuvent être imposées à chacun en fonction de circonstances particulières.
Statut		:		Collaborateur
Taux d’occupation		:		80%

Principales responsabilités

Acquisitions et catalogage

 Réception, contrôle et conditionnement des nouvelles acquisitions.

 Sélection pour numérisation.

 Transmission du matériel à la personne responsable de la conservation / restauration.

 Mise à jour des tableaux de bord.

 Traitement documentaire des événements du MO, CIO, CNO et SO.

Recherche

 Recherches de photographies pour clients internes/externes dans la base documentaire.

Administration des sites intranet et extranet de la Médiathèque olympique (TOML) :

Remplacement du webmaster durant son absence :

 Administre les comptes d’accès au site et gère la base de données des utilisateurs en fonction des règles d’approbation fournies par les départements du CIO.

 Prépare et publie les dossiers thématiques dits « Thèmes CIO » en fonction de l’actualité et des événements du CIO.

Formation, compétences linguistiques et informatiques

 Spécialiste HES en information et documentation ou formation équivalente.

 Connaissances de la typologie des supports photographiques.

 Connaissances du Mouvement olympique et du CIO.

 Langues : français (langue maternelle) et anglais (niveau avancé).

 Parfaite maîtrise des logiciels informatiques MS et outils de gestion.

 Aisance dans la gestion du travail en équipe, tant dans la manière de gérer le flux des dossiers que dans la façon de communiquer avec ses collègues.

 Savoir-faire et savoir-vivre reconnus et appréciés dans les contacts avec les clients.

Compétences techniques, organisationnelles et personnelles

 Autonomie et sens de l’organisation et des priorités, avec maîtrise de l’imprévu et flexibilité.

 Rapidité, précision et fiabilité dans l’exécution.

 Facilité et clarté d’expression orale et écrite (dans les deux langues officielles du CIO).

 Connaissances des techniques et technologies liées à la photographie.

 Connaissance des TIC (Technologies de l’Information et de la Communication).

 Initiative, anticipation, force de proposition.

 Excellente maîtrise des outils institutionnels et suivi des règles d'utilisation internes (Livelink, Outlook, etc.)

Comportement et attitude

 Respect des valeurs olympiques et des règles internes de bonne conduite ainsi que de toutes les directives et procédures en place (sécurité de l'information, Code d’éthique, etc.).

 Collaboration et transfert des connaissances.

 Enthousiasme, grande capacité d'adaptation, réactivité et efficacité.

 Attitude positive, ouverture d’esprit.

 Diplomatie et flexibilité.

 Capacité à garder un haut niveau de performance professionnelle dans une situation de tension élevée.

 Souci du travail bien fait et discrétion associés à une solide éthique professionnelle.

Documentalist. IOC, Lausanne. Open until 21 April 2016

DESCRIPTION DE FONCTION Fondation Olympique pour la Culture et le Patrimoine
Fonction	:		Documentaliste		Mission ► Assure les tâches de catalogage/indexation des archives photo et/ou vidéo produites à l’occasion des Jeux Olympiques de Rio 2016 Chaque employé est responsable du bon fonctionnement de son département/unité/section et de la mise à jour de ses compétences dans le cadre de la politique de formation du CIO. Par ailleurs, des responsabilités d’une autre nature que celles requises par la fonction peuvent être imposées à chacun en fonction de circonstances particulières.
Statut		:		Temporaire
Taux d’occupation		:		40%, 50%, ou 60 % selon un horaire prédéfini

 
Principales responsabilités





Catalogage et indexation des archives photo et vidéo du CIO

- Catalogue et/ou indexe (de manière générale ou fine, selon le fonds concerné) les archives vidéo et/ou photo du CIO relatives aux Jeux Olympiques de Rio 2016. Les thèmes principaux seront les épreuves sportives et cérémonies des Jeux olympiques, les activités du président et activités institutionnelles du CIO, les images des sponsors, l’organisation des JO et l’ambiance dans la ville.

- Rédige un titre ou une légende en français et en anglais.

- Décrit l’archive à l’aide des descripteurs issus de listes contrôlées : thématiques, personnes physiques / morales, géographiques, évènements, épreuve sportive etc.

- Est force de proposition dans l’amélioration de la qualité de l’indexation et des règles de catalogage.

- Réalise des contrôles qualité personnels et/ou entre pairs.

- Rend compte de l’avancement des travaux au responsable Patrimoine Images / à l’archiviste dans une logique de suivi de la qualité et de respect des délais.



Formation, compétences linguistiques et informatiques

- Bachelor HEG en information et documentation ou formation équivalente.

- Expérience professionnelle dans un service d’archives audiovisuelles/photo et/ou un service de gestion des collections est un atout.

- Maîtrise de l’informatique (environnement PC ; Word et Excel 2010) et des logiciels de gestion des médias numériques.

- Bonne connaissance et intérêt pour le sport en général et le Mouvement Olympique en particulier.

- Langues : français (langue maternelle) et anglais (niveau avancé).



Compétences techniques, organisationnelles et personnelles

- Rigueur, esprit de synthèse, clarté dans la rédaction.

- Aptitude à mettre en pratique les principes contenus dans les règles de catalogage/indexation des images.

- Sens avéré du service et souci du détail. Rigueur dans l’inscription des sources utilisées.

- Endurance, capacité à planifier son travail de manière autonome, en respectant les critères qualitatifs et quantitatifs.

- Capacité à rester efficace dans un environnement changeant, à s’adapter positivement à de nouvelles tâches, responsabilités ou personnes.

- Capacité à interagir avec attention, efficacité et professionnalisme face à tout type de personnes ; à créer un climat de confiance et à percevoir les besoins et les attentes de ses interlocuteurs.

- Connaissance des outils « Corporate » et suivi des règles d'utilisation internes (Livelink, Outlook, etc.).


Comportement et attitude
- Respect des valeurs olympiques et des règles de conduite internes et de toutes les instructions et procédures en place (sécurité de l'information, Code d’Ethique, etc.).


- Attitude positive, ouverture d’esprit et esprit d’équipe.


- Résistance au stress.


- Souci du travail bien fait.


- Rapidité et fiabilité dans l’exécution des tâches confiées.


- Collaboration et transfert des connaissances.


- Discrétion et loyauté.

Information Management Specialist. IOC, Lausanne. Open until 19 April 2015

Function Information Management Specialist	:				Mission ► Help to ensure the availability, integrity and optimum use of the IOC’s internal information and knowledge. ► Ensure optimum integration between information management and applications. Each employee is responsible for the smooth running of his or her section and for keeping his or her competences up to date in line with the IOC’s training policy. In addition, each employee may be asked to take on responsibilities other than those required by the job if particular circumstances so require.
Status		:		Temporary
Activity level		:		100%

Main responsibilities

- Contributes to the management of key information for the organisation and is responsible for optimising and progressing its management in line with strategy developments and business needs.

o Manages the legal and financial information (contracts, invoices, etc.).

o Manages the reference information.

o Conducts regular analyses and proactively proposes developments and solutions.

o Manages the flows of incoming and outgoing information.

- Acts as the contact point for the departments on information and knowledge management matters in order to provide them with optimum support.

- Takes part in the unit’s projects and activities and contributes to their management; prepares roadmaps; plans and follows up deliverables.

- Contributes to the definition, dissemination and adoption of best practices in the area of information and knowledge management.

- Contributes to the processing of information entrusted to enable the IOC to make use of this in the framework of its activities.

Education; language and IT competences

- Information and knowledge management training (university degree, HES or equivalent).

- Meaningful and relevant experience in the field of information and knowledge management (three years), and in particular records management.

- Experience of project management.

- Experience of using content management tools such as LiveLink and SharePoint.

- Knowledge of other platforms – portals and extranets – would be an asset.

- Good knowledge of new trends in both technology and services, with a strong ability to adapt, would be an asset.

- Excellent written and spoken knowledge of French and English.


Technical, organisational and personal competences
- Strong professional ethics; excellence; discretion; diplomacy, tact and loyalty. Respect for the confidentiality of sensitive information.

- At ease working in a team; ability to work in a dynamic environment and maintain team spirit, whilst respecting deadlines; spirit of cooperation and transfer of knowledge.

- Sense of initiative and service orientation.

- Ability to organise personal schedule in response to differing demands.

- Attention to detail. Keen sense of priorities to ensure efficient management of deliverables; diligence in following through the tasks entrusted.

- Precision, speed and efficiency in executing the tasks entrusted. Flexibility with regard to working hours and ability to cope with stress.

- Ability to play an active part in setting common objectives, get involved and respect the contributions of all team members.

- Excellent command of the institutional tools and respect for the internal usage rules (LiveLink, Outlook, etc.).

Behaviour and attitude

- Respect for the Olympic values and internal rules of conduct, and all the instructions and procedures in place (information security, Code of Ethics, etc.).

- Collaboration and transfer of knowledge.

- Autonomy and sense of initiative.

- Positive attitude, open-mindedness, enthusiasm.

- Service orientation and sense of interpersonal relations; ability to consider interpersonal differences as an added value and to interact constructively with all types of people.

Document Information Officer. IOC, Lausanne. Open until 11 July 2014

JOB DESCRIPTION

Technology and Information Department

Function	:		Document Information Officer		Mission ► Performs the records processing and entering operations necessitated by the moving of offices. ► Helps to process, make available, ensure the integrity of and promote the information and knowledge. ► Contributes to information and knowledge management activities and projects. Each employee is responsible for the smooth running of his or her department/unit/section and for keeping his or her competences up to date in line with the IOC’s training policy. In addition, each employee may be asked to take on responsibilities other than those required by the job if particular circumstances so require.
Status		:		Staff
Activity level		:		100%

Main responsibilities

- Helps with the study and planning of record-adding and processing operations for the departments.

- Helps the departments with their record-adding operations.

- Processes the documents added.

- Processes the information entrusted to him/her so that the IOC can make use of this in the framework of its activities:

o Manages the legal and financial information (contracts, invoices, etc.).

o Manages the reference documents.

o Manages the records.

o Manages the flow of incoming and outgoing information.

- Provides optimum support and high-quality service for internal and external requests; responds to user requests and assists the users.

- Takes part in the Unit’s projects and activities and helps to manage these.

- Helps to ensure the adoption of best practices in terms of information and knowledge management.

- Contributes to the good governance of information (policies, procedures, instructions, standards, etc.).

Training and language and IT skills

- Specialised information management training (AID or HEG).

- Practical experience of information management, in particular managing documents, archives and records.

- Experience of working with ECM tools, in particular Livelink. SharePoint would be an advantage.

- Good written and spoken knowledge of French and English.

Technical, organisational and personal competences

- Strong professional ethics; service orientation; excellence; team spirit; sense of initiative.

- Ability to work in a dynamic environment and maintain team spirit, whilst respecting deadlines.

- Keen sense of priorities for the effective management of deliverables; diligence in following through the tasks entrusted.

- Ability to organise personal schedule in response to differing demands; attention to detail.

- Keen sense of confidentiality especially when handling sensitive information.

- Ability to play an active part in setting common objectives, get involved and respect the contributions of all team members.

- Ability to consider interpersonal differences as an added value and to interact constructively with all types of people.

- Excellent command of corporate tools and compliance with internal usage rules (Livelink, Outlook, etc.).

Behaviour and attitude

- Respect the Olympic values and internal rules of conduct and all instructions and procedures in place (information security, Code of Ethics, etc.).

- Collaboration and knowledge transfer.

- At ease working in a team.

- Discretion, diplomacy, tact and loyalty; strong professional ethics.

- Precision, speed and efficiency in executing tasks.

- Positive attitude, open-mindedness, enthusiasm.

- Flexibility with regard to working hours and ability to cope with stress.

- Autonomy and sense of initiative.

Audiovisual Documentalists. IOC, Lausanne. Open until 13 February 2014

DESCRIPTION DE FONCTION Principales responsabilités  Cataloguer ou indexer (de manière générale ou fine, selon le fonds concerné) les archives vidéo et audio du CIO dans le cadre du programme PAM. Les fonds à documenter retracent l’histoire des Jeux Olympiques de 1900 à nos jours. La documentation porte principalement sur les images des Jeux olympiques, les activités institutionnelles, les activités du Mouvement Olympique et du Musée Olympique.  Utiliser un vocabulaire contrôlé (thésaurus, listes) pour assister la tâche de documentation des médias et garantir la qualité de la documentation. Être force de proposition dans l’amélioration de la qualité du vocabulaire.  Participer ponctuellement aux tests fonctionnels organisés à l’occasion de l’implémentation des nouvelles versions des applications de gestion des documents audiovisuels.  Rendre compte de l’avancement des travaux au responsable d’équipe dans une logique de suivi de la qualité et de respect des délais.  Il peut être demandé à chaque collaborateur d’effectuer des tâches non mentionnées dans son cahier des charges ou sortant de ses attributions. Formation, compétences linguistiques et informatiques  Spécialiste HES en information et documentation, AID ou formation équivalente.  Expérience professionnelle dans un service d’archives audiovisuelles est un atout.  Maîtrise de l’informatique (environnement PC ; Word et Excel 2010) et des logiciels de gestion des médias numériques.  Langues : français (langue maternelle) et anglais (niveau avancé). Direction générale Fonction : Gestionnaire de l’information / Documentaliste audiovisuel Mission  La mission s’inscrit au sein du programme de sauvegarde, de numérisation et de modernisation de la gestion du patrimoine culturel du CIO, Programme « PAM – Patrimonial Assets management ».  La mission consiste à assurer les tâches de catalogage ou d’indexation des collections vidéo et audio dans le système informatique de gestion des médias numériques. Le résultat attendu doit permettre une documentation pérenne des fonds et faciliter les recherches et la diffusion des médias. Chaque employé est responsable du bon fonctionnement de son département/unité/section et de la mise à jour de ses compétences dans le cadre de la politique de formation du CIO. Par ailleurs, des responsabilités d’une autre nature que celles requises par la fonction peuvent être imposées à chacun en fonction de circonstances particulières. Statut : Collaborateur Taux d’occupation Entre 40% et 80%  Connaissance du sport et de l’Olympisme en particulier.  Facilité et clarté d’expression orale et écrite. Compétences techniques, organisationnelles et personnelles  Capacités d'apprentissage rapide et sens avéré du service; aptitude à traiter des questions complexes de manière organisée et à appréhender rapidement les concepts.  Capacité à penser de manière autonome et à agir de son propre chef.  Souci du détail.  Excellent sens de la planification et de l’organisation.  Capacité à formuler par écrit des idées ou des faits d’une manière concise et précise dans le but de se faire clairement comprendre par tout type d’interlocuteurs.  Capacité à rester efficace dans un environnement changeant, à s’adapter positivement à de nouvelles tâches, responsabilités ou personnes.  Capacité à interagir avec attention, efficacité et professionnalisme face à tout type de personnes ; à créer un climat de confiance et à percevoir les besoins et les attentes de ses interlocuteurs.  Capacité à adhérer aux principes de conduite et d’éthique de l’organisation, de les appliquer et à agir en conséquence.  Excellente maîtrise des outils « Corporate » et suivi des règles d'utilisation internes (Livelink, Outlook, etc). Comportement et attitude  Respect des règles de conduite internes et de toutes les instructions et procédures en place (sécurité de l'information, Code d’Ethique, etc.).  Collaboration et transfert des connaissances.  Attitude positive, ouverture d’esprit et esprit d’équipe.  Rapidité et fiabilité dans l’exécution des tâches confiées.  Autonomie et sens de l’organisation et des priorités, avec maîtrise de l’imprévu et flexibilité.  Rigueur et esprit de synthèse.  Résistance au stress.  Discrétion et loyauté.

2 Audiovisual Documentalists. IOC, Lausanne. Open until 14 October 2013

Fonction: Gestionnaire de l’information / Documentaliste audiovisuel Mission Assure les tâches de catalogage et d’indexation de la production audiovisuelle des Jeux Olympiques. Chaque employé est responsable du bon fonctionnement de son département/unité/section et de la mise à jour de ses compétences dans le cadre de la politique de formation du CIO. Par ailleurs, des responsabilités d’une autre nature que celles requises par la fonction peuvent être imposées à chacun en fonction de circonstances particulières. Statut: Temporaire Taux d’occupation 2 x 80 % Principales responsabilités  Catalogue et indexe les archives audiovisuelles des Jeux Olympiques de Sotchi.  Prend en compte les règles de catalogage et d’indexation selon les niveaux de profondeur d’indexation demandés par l’archiviste.  Utilise le vocabulaire contrôlé (thésaurus, listes) pour assister la tâche de documentation des médias et garantir la qualité de la documentation.  Rend compte de l’avancement des travaux au responsable d’équipe dans une logique de suivi de la qualité et de respect des délais. Formation, compétences linguistiques et informatiques  Spécialiste HES en information et documentation, AID ou formation équivalente.  Expérience professionnelle dans un service d’archives audiovisuelles et/ou photo est un atout.  Maîtrise de l’informatique et des logiciels de gestion des médias numériques.  Langues : français (langue maternelle) et anglais (niveau avancé).  Connaissance du sport et de l’Olympisme en particulier.  Facilité et clarté d’expression orale et écrite. Compétences techniques, organisationnelles et personnelles  Capacité à penser de manière autonome et à agir de son propre chef.  Capacités d'apprentissage rapide et sens avéré du service; aptitude à traiter des questions complexes de manière organisée et à appréhender rapidement les concepts.  Souci du détail.  Excellent sens de la planification et de l’organisation.  Capacité à formuler par écrit des idées ou des faits d’une manière concise et précise dans le but de se faire clairement comprendre par tout type d’interlocuteurs.  Capacité à interagir avec attention, efficacité et professionnalisme face à tout type de personnes ; à créer un climat de confiance et à percevoir les besoins et les attentes de ses interlocuteurs.  Capacité à adhérer aux principes de conduite et d’éthique de l’organisation, de les appliquer et à agir en conséquence. Comportement et attitude  Respect des règles de conduite internes et de toutes les instructions et procédures en place (sécurité de l'information, Code d’Ethique, etc.).  Collaboration et transfert des connaissances.  Attitude positive, ouverture d’esprit et esprit d’équipe.  Rapidité et fiabilité dans l’exécution des tâches confiées.  Autonomie et sens de l’organisation et des priorités, avec maîtrise de l’imprévu et flexibilité.  Rigueur et esprit de synthèse.  Résistance au stress.  Discrétion et loyauté.

Information and Knowledge Management Specialist. IOC, Lausanne. Open until 3 May 2013

JOB DESCRIPTION Main responsibilities - Manage legal and financial information (contracts, invoices, etc.) - Manage reference information - Manage records and archives - Manage the flow of incoming and outgoing information - Contribute to establishing transparent information and knowledge management within the IOC environment - Contribute to the adoption of information and knowledge management best practices at the IOC - Provide optimal support and a high-quality service vis-à-vis internal and external requests; reply to the requests and provide help to users - Contribute to or manage the unit’s projects and activities, prepare roadmaps, and plan and follow up on the implementation of deliverables - Contribute to the management and analysis of demands, development of methods and tools, as well as development and implementation of solutions - Contribute to information management elements of key business processes and contribute to their optimisation and evolution, according to strategic developments and business needs (i.e. EB support, collaboration, content organisation, etc.) - Contribute to the management of core information management elements such as Information Cartography, Enterprise Classification, etc. - Contribute to the management of information governance framework (policies, procedures, guidelines, standards, etc.) - Act as a point of contact for information and knowledge management services towards internal clients (departments, programmes, etc.); proactively identify opportunities and challenges and identify potential solutions - Perform regular analysis of and proactively propose developments and solutions Training; language and IT competences - Specialised education on Information and Knowledge Management (university, HES, or equivalent) - Significant, pertinent experience in the area of Information and Knowledge Management (5 years) - Significant project management experience - Significant experience of Enterprise Content Management tools, such as Livelink, SharePoint Technology and Information Department Function : Information & Knowledge Management Specialist Mission
Contribute to guaranteeing the availability, integrity and capitalisation of the IOC’s information and knowledge
Contribute, coordinate and/or lead information and knowledge managementactivities and projects
Ensure optimal integration of information and knowledge management practices with existing processes Each employee is responsible for the smooth running of his or her section and for keeping his or her competences up to date in line with the IOC’s training policy. In addition, each employee may be asked to take on responsibilities other than those required by the job if particular circumstances so require. Status : Manager Activity level : 100% - Experience in other platforms, such as enterprise portals, extranets, etc. would be an advantage - Good understanding of and ability to embrace new trends, be technological or service-related, would also be an advantage - Very good written and spoken knowledge of both English and French Technical, organisational and personal competences - Rigorous professional ethics; service oriented; quality excellence; team-player; sense of initiative - Ability to work in a dynamic environment, maintain team spirit and integrity while respecting deadlines - Keen sense of priorities for efficient management of deliverables; diligence in following up tasks - Ability to organise own schedule to meet expectations; attention to detail - Respect of confidentiality and sensitive information - Ability to participate actively in developing joint objectives, getting involved, respect the contributions of all the members of a team - Ability to consider cultural and personal differences as an added value and interact with all types of people in a constructive way Behaviour and attitude - Ability to work in a team - Full collaboration and knowledge transfer - Discretion and loyalty; professional ethics - Precision, speed and efficiency in performing tasks - Positive attitude, open-mindedness and enthusiasm - Respect the internal rules of conduct and all instructions and procedures in place (i.e. Information Security, Code of Ethics, etc.) - Excellent command of corporate tools and follow the internal user rules - Diplomacy, tact and discretion essential - Flexibility concerning working hours in general, and resistance to stress - Autonomy and sense of initiative

Document Management Officer. IOC, Lausanne. Open until 15 July 2011

DESCRIPTION DE FONCTION
Fonction/Titre Gestionnaire de documents (gestion documentaire)
Département Département de la technologie et de l’information

1. Mission
· Assurer la pérennité et l’intégrité de l’information du CIO
· Contribuer à la mise à disposition et à la valorisation des ressources du CIO en termes
d’information et de connaissances
· Veiller à ce que les intérêts du Mouvement olympique, et ceux du CIO en particulier, soient
correctement sauvegardés, notamment par la préservation de la confidentialité des
informations traitées.

2. Principales responsabilités et tâches clés
· Contribuer au développement de la stratégie en matière de gestion documentaire et des
connaissances et à la mise en oeuvre des projets correspondants
· Fournir l’assistance nécessaire à la bonne marche des projets internes et de leurs besoins en
matière de gestion d’information et des connaissances
· Rédaction, mise à jour et en application de politiques et procédures relatives à la gestion
documentaire
· Gestion des arrivages et traitement des dossiers papiers, sur l’ensemble des sites du CIO
· Elaboration et suivi des plans de classement dans Livelink
· Contribution à la bonne gestion de l’espace de référence de Livelink
· Aide, coaching et conseils aux utilisateurs, tant sur la gestion des archives papier qu’électronique
· Répondre aux demandes de recherche émanant de l’administration du CIO
· Validation du courrier postal reçu.

3. Formation et expérience
· Formation supérieure ou équivalente (université, HES ou formation équivalente).
· Expérience significative et pertinente dans le domaine de la gestion documentaire et/ou archives
courantes/intermédiaires.
· Expérience en gestion de projet serait un avantage
· Expérience d’un outil de gestion électronique des documents de niveau Enterprise Content
Management, du type Livelink, Documentum, SharePoint ; le CIO travaille avec Livelink et une
expérience dans cet environnement est un atout.
· Très bonnes connaissances écrites et orales du français et de l’anglais
· Connaissance des outils informatiques courants (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Acrobat)

4. Compétences requises
· Capacité à travailler en équipe.
· Capacité à gérer des situations de stress, maîtrise de l’imprévu et de l’urgence ainsi que bon sens
de l’organisation et des priorités.
· Précision et rapidité dans l’exécution des tâches.
· Diplomatie, tact et discrétion indispensables.
· Flexibilité et souplesse au niveau des horaires de travail en général.
· Autonomie et sens de l’initiative.
Il peut être demandé à chaque cadre d’effectuer des tâches non mentionnées dans son cahier
des charges ou sortant de ses attributions.

Apprentice - Information Management Agent. IOC, Lausanne. Open until 18 March 2011

DESCRIPTION DE FONCTION
Fonction / titre interne Apprenti agent en information documentaire
Statut Apprenti
Taux d’activité 100%
Département Gestion de l’Information
Mission
· Veiller à ce que les intérêts du Mouvement olympique et du CIO soient correctement
préservés.
· S’immerger dans la profession et acquérir une vision d’ensemble du fonctionnement d’un service lié à l’information documentaire (bibliothèque, archives)
· Collaborer activement à toutes les tâches courantes du service

Principales responsabilités et tâches clés
Dans le cadre de ses activités au Département de la gestion de l’information, l’apprenti AID aura les tâches suivantes :

Bibliothèque :
· Collaborer au service de prêt, à l’accueil, à l’orientation et au suivi des demandes des clients internes et externes.
· Assurer le prêt inter bibliothèques et le bulletinage électronique des revues.
· Participer à la création de contenu pour divers supports de communication : diffusion en ligne de la liste des nouvelles acquisitions, comptes-rendus de publications dans la Revue olympique, contribution à la mise à jour du contenu des pages web du service et de l’Intranet.
· Assurer le rangement et le classement des documents dans les diverses sections selon la classification en vigueur. Gérer le dépôt surplus.
· Apporter son concours aux membres de l’équipe pour les travaux et projets en cours selon les priorités.
· Assistance administrative et logistique à divers niveaux : gérer le courrier et la messagerie dela bibliothèque (répondre aux demandes ou les transférer aux personnes concernées).
- Contrôler le matériel courant de la Bibliothèque, rédiger les lettres de remerciement en réponse aux dons, assurer le traitement hebdomadaire des rappels.
· Décrire et analyser les nouvelles publications dans le système VIRTUA selon les normes USMARC en vigueur au sein du réseau RERO des bibliothèques de Suisse occidentale.

Archive :
· Classer, traiter et décrire les documents d’archives dans la base de données
· Participer aux recherches pour les clients internes / externes
· Participer à l’accueil des chercheurs venant consulter les archives.
· Ranger et sortir les archives en fonction des demandes
· Aider à la conservation physique des archives.

Formation et expérience
· Certificat de fin d’étude obligatoire
· Maturité fédérale

Compétences requises
· Langue maternelle française avec de bonnes connaissances de la langue anglaise (écrit, oral)
· Excellentes connaissances en bureautique et aisance dans l’utilisation de l’informatique.
· Bonne culture générale, curiosité intellectuelle
· Bon niveau d’orthographe
· Rigueur dans l’activité quotidienne du travail
· Capacités de communication et d’accueil. Diplomatie, tact et discrétion.

Il peut être demandé à chaque collaborateur d’effectuer des tâches non mentionnées dans son cahier des charges ou sortant de ses attributions.

Audivisual Documentalist. IOC, Lausanne. Open until 1 December 2010

Fonction / titre interne Documentaliste Audiovisuel - Programme PAM
Statut Collaborateur – CDM 3 ans et 6 mois
Taux d’activité 40 %
Département Gestion de l’Information

Mission
· La mission s’inscrit au sein du programme de sauvegarde, de numérisation et de
modernisation de la gestion du patrimoine culturel du CIO, Programme « PAM – Patrimonial Assets management ».
· La mission consiste à assurer les tâches de catalogage et d’indexation du fonds audiovisuel(images animées et documents sonores) dans le système informatique de gestion desmédias numériques. Le résultat attendu doit permettre une documentation pérenne des fonds et faciliter les recherches et la diffusion des médias.

Principales responsabilités et tâches clés
· Cataloguer et indexer le fonds audiovisuel du CIO dans le cadre du projet MAM.
Les images et les documents sonores à documenter retracent l’histoire des Jeux
Olympiques de 1900 à nos jours. La documentation porte principalement sur les images
des films officiels, les actualités filmées, les enregistrements sonores des réunions
institutionnelles, les images de télévision des épreuves sportives et des cérémonies desJeux Olympiques.
· Utiliser un vocabulaire contrôlé (thésaurus, listes) pour assister la tâche de documentation des médias et garantir la qualité de la documentation. Être force de proposition dans l’amélioration de la qualité du vocabulaire.
· Participer à la correction des notices documentaires des médias migrées de l’ancien vers le nouveau système informatique.
· Rendre compte de l’avancement des travaux au responsable d’équipe dans une logique de suivi de la qualité et de respect des délais.

Formation et expérience
· Diplôme en information et documentation (HEG-ID/CESID) ou expérience équivalente.
· Expérience professionnelle dans un service d’archives audiovisuelles.
· Langues : français et anglais (niveau Advanced).
· Maîtrise de l’informatique et des logiciels de gestion des médias numériques.
· Aisance avec les systèmes d’information en général
· Connaissances de base des supports audiovisuels (formats, normes, etc.).
· Connaissance du sport et de l’Olympisme en particulier.

Compétences requises

Valeurs et attitude générale
· Aptitude à générer un climat de travail où le respect et le fair-play représentent des valeurs clés.
· Aptitude à générer un climat de travail où l’esprit d’équipe contribue à améliorer les performances.
· Intérêt pour le sport, la culture, l’Olympisme et son histoire en particulier.

Compétences sociales
· Diplomatie, tact et discrétion. Sens aigu de la confidentialité.

Compétences liées à la fonction
· Rigueur et esprit de synthèse.
· Rapidité et fiabilité dans l’exécution des tâches confiées.
· Capacité de s’intégrer à une équipe.
· Autonomie et sens de l’organisation.
· Sens des priorités, avec maîtrise de l’imprévu et flexibilité. Il peut être demandé à chaque collaborateur d’effectuer des tâches non mentionnées dans son
cahier des charges ou sortant de ses attributions.