DESCRIPTION DE FONCTION
Fonction/Titre Gestionnaire de documents (gestion documentaire)
Département Département de la technologie et de l’information
1. Mission
· Assurer la pérennité et l’intégrité de l’information du CIO
· Contribuer à la mise à disposition et à la valorisation des ressources du CIO en termes
d’information et de connaissances
· Veiller à ce que les intérêts du Mouvement olympique, et ceux du CIO en particulier, soient
correctement sauvegardés, notamment par la préservation de la confidentialité des
informations traitées.
2. Principales responsabilités et tâches clés
· Contribuer au développement de la stratégie en matière de gestion documentaire et des
connaissances et à la mise en oeuvre des projets correspondants
· Fournir l’assistance nécessaire à la bonne marche des projets internes et de leurs besoins en
matière de gestion d’information et des connaissances
· Rédaction, mise à jour et en application de politiques et procédures relatives à la gestion
documentaire
· Gestion des arrivages et traitement des dossiers papiers, sur l’ensemble des sites du CIO
· Elaboration et suivi des plans de classement dans Livelink
· Contribution à la bonne gestion de l’espace de référence de Livelink
· Aide, coaching et conseils aux utilisateurs, tant sur la gestion des archives papier qu’électronique
· Répondre aux demandes de recherche émanant de l’administration du CIO
· Validation du courrier postal reçu.
3. Formation et expérience
· Formation supérieure ou équivalente (université, HES ou formation équivalente).
· Expérience significative et pertinente dans le domaine de la gestion documentaire et/ou archives
courantes/intermédiaires.
· Expérience en gestion de projet serait un avantage
· Expérience d’un outil de gestion électronique des documents de niveau Enterprise Content
Management, du type Livelink, Documentum, SharePoint ; le CIO travaille avec Livelink et une
expérience dans cet environnement est un atout.
· Très bonnes connaissances écrites et orales du français et de l’anglais
· Connaissance des outils informatiques courants (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Acrobat)
4. Compétences requises
· Capacité à travailler en équipe.
· Capacité à gérer des situations de stress, maîtrise de l’imprévu et de l’urgence ainsi que bon sens
de l’organisation et des priorités.
· Précision et rapidité dans l’exécution des tâches.
· Diplomatie, tact et discrétion indispensables.
· Flexibilité et souplesse au niveau des horaires de travail en général.
· Autonomie et sens de l’initiative.
Il peut être demandé à chaque cadre d’effectuer des tâches non mentionnées dans son cahier
des charges ou sortant de ses attributions.
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