Information Management Specialist. International Olympic Committee, Lausanne. Open until 1 November 2012

JOB DESCRIPTION Main responsibilities - Contribute to managing key information according to the processes, and be responsible for the optimisation and evolution of its management, according to strategic developments and business needs - Manage legal and financial information (contracts, invoices, etc.) - Manage reference information - Perform a regular analysis of and proactively propose developments and solution - Manage the flow of incoming and outgoing information - Design and optimise information flow and processes; develop and follow filing plans and an information structure and site plan - Contribute to or manage the section’s projects, prepare roadmaps, and plan and follow up on the implementation of deliverables - Contribute to the operational management of corporate applications; act as the back-up person to the business applications manager - Contribute to establishing transparent information management within the IOC environment, more specifically within business applications - Contribute to the adoption of information management best practices at the IOC - Provide optimal support and a high-quality service vis-à-vis internal and external requests; reply to the requests and provide help to users Training; language and IT competences - Further education or equivalent (university, HES [specialised college] or equivalent) - Significant, pertinent experience in the area of information management (5 years) - Significant experience of electronic document management tools for Enterprise Content Management, such as Livelink, Documentum and SharePoint - Experience of other platforms, such as SAP, enterprise portals, extranets, etc. would be an advantage - Significant project management experience - Good understanding of and ability to embrace new trends, be they technological or service-related, would also be an advantage - A good understanding of process cartography along with good analytical competences - Very good written and spoken knowledge of French and English Technology and Information Department Function : Information Management Specialist Mission ► Contribute to guaranteeing the availability, integrity and capitalisation of the IOC’s information and knowledge ► Contribute to and/or lead information and knowledge management projects ► Coordinate some activities related to information sources management ► Ensure optimal integration between information management and applications Each employee is responsible for the smooth running of his or her section and for keeping his or her competences up to date in line with the IOC’s training policy. In addition, each employee may be asked to take on responsibilities other than those required by the job if particular circumstances so require. Status : Manager Function level : 5N Activity level : 100% Reporting to : Manager, Information Sources and Assets Management Replaced when absent by : ] Technical, organisational and personal competences - Ability to manage project management tools (putting in place a working structure, defining objectives, timetabling, coordinating teamwork, communication, etc.). - Ability to manage and formalize processes. - Keen sense of priorities for efficient management of projects and deliverables; ability to multi-task; diligence in following up files - Ability to organise their own schedule and use internal and external resources to meet expectations - Demonstrate good judgment in decision-taking - Sense of confidentiality and communication of information in an appropriate way - Rigorous professional ethics; sense of initiative; ability to work in a dynamic environment while respecting deadlines - Attention to detail and ability to solve problems in a creative way - Good knowledge of project management tools and of the methodology used for project planning - Ability to participate actively in developing joint objectives, getting involved and using their ability to respect the contributions of all the members of a team - Attention to detail - Ability to consider character differences as an added value and to interact with all types of people in aconstructive way Behaviour and attitude - Respect the internal rules of conduct and all instructions and procedures in place (i.e. Information Security, Code of Ethics, etc). - Excellent command of the corporate tools and follow the internal user rules (LiveLink, Outlook, etc.) - Full collaboration and knowledge transfer - Discretion and loyalty; professional ethics - Positive attitude, open-mindedness and enthusiasm - Diplomacy, tact and discretion essential - Ability to work in a team - Precision, speed and efficiency in performing tasks - Flexibility concerning working hours in general, and resistance to stress - Autonomy and sense of initiative

Documentaliste Photo. International Olympic Committee. Lausanne. Open until 31 August 2010

Documentaliste Photo – Programme PAM – 50 %
Statut Collaborateur – CDM → 31 janvier 2014
Niveau de fonction
Taux d’activité
50 % mercredi après-midi à vendredi soir
Département Gestion de l’Information
Subordination à
Remplacement en cas d’absence
Mission
· La mission s’inscrit au sein du programme de sauvegarde, de numérisation et de
modernisation de la gestion du patrimoine culturel du CIO, Programme « PAM – Patrimonial
Assets Management ».
· La mission consiste à assurer les tâches de catalogage et d’indexation du fonds
photographique dans le système informatique de gestion des médias numériques. Le résultat
attendu doit permettre une documentation pérenne des fonds et faciliter les recherches et la
diffusion des médias.
Principales responsabilités et tâches clés
· Cataloguer et indexer le fonds photographique du CIO dans le cadre du programme PAM.
o Les images à documenter retracent l’histoire des Jeux Olympiques de 1900 à nos
jours. La documentation porte principalement sur les images des Jeux olympiques,
les activités institutionnelles, les activités du Mouvement Olympique et du Musée
Olympique.
· Utiliser un vocabulaire contrôlé (thésaurus, listes) pour assister la tâche de documentation
des photos et garantir la qualité de la documentation. Être force de proposition dans
l’amélioration de la qualité du vocabulaire et des règles d’indexation
· Participer aux tests fonctionnels organisés à l’occasion de l’implémentation des nouvelles
versions de l’application de gestion des photos
· Participer à la correction des notices documentaires des médias migrées de l’ancien vers le
nouveau système informatique.
· Rendre compte de l’avancement des travaux au responsable d’équipe dans une logique de
suivi de la qualité et de respect de la productivité.
Page 2.
Formation et expérience
· Diplôme en information et documentation (HEG-ID/CESID) ou expérience équivalente.
· Expérience professionnelle dans un service d’archives photographiques.
· Langues : français et anglais (niveau Advanced).
· Maîtrise de l’informatique et des logiciels de gestion des médias numériques.
· Aisance avec les systèmes d’information en général
· Connaissance du sport et de l’Olympisme en particulier.
Compétences requises
Valeurs et attitude générale
· Aptitude à générer un climat de travail où le respect et le fair-play représentent des valeurs
clés.
· Aptitude à générer un climat de travail où l’esprit d’équipe contribue à améliorer les
performances.
· Intérêt pour le sport, la culture, l’Olympisme et son histoire en particulier.
Compétences sociales
· Diplomatie, tact et discrétion. Sens aigu de la confidentialité.
Compétences liées à la fonction
· Rapidité et fiabilité dans l’exécution des tâches confiées.
· Capacité à se soumettre à des objectifs de qualité et de productivité de documentation.
· Rigueur et esprit de synthèse.
· Autonomie et sens de l’organisation.
· Sens des priorités, avec maîtrise de l’imprévu et flexibilité.
· Capacité de s’intégrer à une équipe.
Il peut être demandé à chaque collaborateur d’effectuer des tâches non
mentionnées dans son cahier des charges ou sortant de ses attributions.

International Olympic Committee. Apprentice - Information Management Agent. Open until 28 May 2010

DESCRIPTION DE FONCTION
Fonction / titre interne Apprenti
Statut Apprenti
Département Gestion de l’Information
Mission
· Veiller à ce que les intérêts du Mouvement olympique et du CIO soient correctement
préservés.
· S’immerger dans la profession et acquérir une vision d’ensemble du fonctionnement d’un service lié à l’information documentaire (bibliothèque, archives)
· Collaborer activement à toutes les tâches courantes du service

Principales responsabilités et tâches clés
Dans le cadre de ses activités au Département de la gestion de l’information, l’apprenti AID aura les
tâches suivantes :

Bibliothèque :
· Collaborer au service de prêt, à l’accueil, à l’orientation et au suivi des demandes des clients
internes et externes.
· Assurer le prêt inter bibliothèques et le bulletinage électronique des revues.
· Participer à la création de contenu pour divers supports de communication : diffusion en ligne
de la liste des nouvelles acquisitions, comptes-rendus de publications dans la Revue
olympique, contribution à la mise à jour du contenu des pages web du service et de l’Intranet.
· Assurer le rangement et le classement des documents dans les diverses sections selon la classification en vigueur. Gérer le dépôt surplus.
· Apporter son concours aux membres de l’équipe pour les travaux et projets en cours selon les priorités.
· Assistance administrative et logistique à divers niveaux : gérer le courrier et la messagerie de la bibliothèque (répondre aux demandes ou les transférer aux personnes concernées).Contrôler le matériel courant de la Bibliothèque, rédiger les lettres de remerciement en réponse aux dons, assurer le traitement hebdomadaire des rappels.
· Décrire et analyser les nouvelles publications dans le système VIRTUA selon les normes USMARC en vigueur au sein du réseau RERO des bibliothèques de Suisse occidentale.

Archive :
· Classer, traiter et décrire les documents d’archives dans la base de données
· Participer aux recherches pour les clients internes / externes
· Participer à l’accueil des chercheurs venant consulter les archives.
Page 2.
· Ranger et sortir les archives en fonction des demandes
· Aider à la conservation physique des archives.
Formation et expérience
· Certificat de fin d’étude obligatoire
· Maturité fédérale
Compétences requises
· Langue maternelle française avec de bonnes connaissances de la langue anglaise (écrit, oral)
· Excellentes connaissances en bureautique et aisance dans l’utilisation de l’informatique.
· Bonne culture générale, curiosité intellectuelle
· Bon niveau d’orthographe
· Rigueur dans l’activité quotidienne du travail
· Capacités de communication et d’accueil. Diplomatie, tact et discrétion.

Il peut être demandé à chaque collaborateur d’effectuer des tâches non mentionnées dans son cahier des charges ou sortant de ses attributions.