Head of Unit (B.5), Archives and Information Management. NATO. Open until 26 February 2010

Brussels, 20 January 2010
NOTIFICATION OF A “B” GRADE VACANCY
NATO INTERNATIONAL STAFF
OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY
STAFF VACANCY N° B 04(2010)
LOCATION: NATO Headquarters, Brussels, Belgium
DIVISION: Executive Management
Information Communication Technology Management
Archives and Information Management
TITLE: Head of Unit
GRADE: B.5
1. SUMMARY
At NATO Headquarters (HQ), Archives and Information Management (AIM) is responsible for processing, disseminating, storing, organizing and archiving the documentation produced by the NATO Committee structure and by the departments of the NATO HQ International Staff. AIM ensures that documents are processed and managed based on instructions from the document originators and taking into account the requirements of NATO Security Policy, NATO Information Management Policy, and applicable NATO HQ procedures.
Under the overall authority of the Head, Archives and Information Management (AIM), the incumbent serves as a Head of Unit within AIM. The incumbent will be accountable for the efficient and responsive execution of document processing, which may include design and implementation of electronic workflows or of cooperative workspaces. The incumbent will further be accountable for information management tasks, which may include the organisation of information by means of taxonomies or business classification schemes. He/she will manage a team and allocate tasks and work in accordance with priorities and the required level of expertise. In support of the above, he/she will contribute to quality control measures to ensure that the NATO HQ documentation meets agreed standards and is stored and disseminated with due regard to overall NATO information needs. The incumbent will further be involved in projects and initiatives aimed at facilitating information access and information use at NATO HQ.
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2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE
ESSENTIAL
The incumbent must:
• possess a degree in information or library sciences from a university or institute of recognised standing, or possess equivalent professional training and experience;
• have 7-10 years of administrative experience, with particular emphasis on implementation of workflow, document analysis, information dissemination, and documentary research;
• be familiar with internationally recognized best practices and standards in the field of Information Management, e.g. the life cycle management of information, and standards of description;
• have practical experience with the organisation of information, including the implementation and use of classification tools such as taxonomies, ontologies or similar;
• be able to understand and take into account the requirements for record keeping and for archival processes in a major international institution;
• have solid practical knowledge of IT applications and of current office software packages, in particular the MS Office suite, Adobe PDF, workflow systems, cooperative workspaces, search engines and document or records management applications;
• be fluent, orally and in writing, in one of the two official languages of NATO, with a good working knowledge of the other;
• be willing to work extended and/or flexible working hours.
DESIRABLE
The following would be considered an advantage:
• broad and wide ranging experience in putting the above into practice on a routine basis;
• knowledge of NATO documentation and related procedures as applied at NATO HQ;
• familiarity with NATO Civilian and Military structures.
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3. MAIN ACCOUNTABILITIES
• Planning & Execution:
Assist with the collection and recording of information in support of NATO HQ knowledge management initiatives. Contribute to enabling NATO HQ Document Management System(s) in support of knowledge management. Contribute to the structured organization of information and the implementation of classification tools. Support initiatives towards improving data quality and data consistency. Implement policies and procedures for information management and information access. Ensure the quality control of the documents. Implement instructions from document originators and ensure the timely recording and dissemination of documents, both in paper and in electronic format. Implement and monitor the systematic transfer of information between different networks.
• Project Management:
Proactively manage unit workload according to objectives and agreed service levels. Ensure that unit activities are responsive to organizational business requirements. Monitor timely execution of tasks and adapt priorities. Compile and analyze management statistics and report to hierarchy as required. Represent AIM on inter-departmental teams with particular focus on issues related to document processing and information management.
• Stakeholder Management:
Respond to inquiries and contribute to the coordination of everyday information management issues with Committee Secretaries and other NATO HQ staff. Evaluate workload and negotiate priorities. Provide practical advice on policies and procedures related to marking, dissemination, retrieval, and security access of information. Provide guidance to team members and advice NATO HQ staff on procedures and best practice with regard to document processing and other information management issues.
• Organisational Efficiencies:
Monitor unit activities and make constructive suggestions for more effective work arrangements, use of office tools, and dissemination procedures. Within agreed guidance, act on own initiative. Promote the unit to colleagues through presentations and reports. Recommend improvements to standing procedures and processes.
• People Management:
Manage and motivate a small team dealing largely with routine business. Maintain commitment and focus. Balance workload and coach team members to ensure consistent level of skills and quality of output. Stay abreast of professional developments in the information management field and conduct topical briefing and training sessions.
• Perform any other related duty as assigned.
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4. INTERRELATIONSHIPS
The incumbent oversees several staff members performing routine information management tasks and reports to a Head of Section. He/she works closely with other AIM units to ensure timely processing and accurate management of NATO documents. He/she also maintains extensive contacts with committee secretaries and other NATO HQ Staff at all levels.
Direct reports: 5 or more
5. COMPETENCIES
The incumbent will demonstrate the following competencies:
• Leadership
• Organisational Awareness
• Analytical Thinking
• Initiative
• Self-Control
• Clarity and Accuracy
• Achievement
• Flexibility
• Impact and Influence
• Teamwork
6. CONTRACT
The successful applicant will be offered an initial contract of three years' duration, which may be followed by an indefinite duration contract.
If the successful applicant is seconded from a national administration, public institution or the armed forces of a NATO member state, he or she will be offered a three year definite duration contract which, subject also to the agreement of the national authority concerned, may be renewed for a further period of up to three years. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years.
Full information on the revised contract policy for staff who apply for posts advertised on or after 1st September 2007, can be found on the NATO web site at www.nato.int/structur/recruit/working-for-nato.html under "Contract Policy".
Serving staff will be offered a contract in accordance with the contract policy which applies to them.
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HOW TO APPLY
• Applications, indicating the staff vacancy number and job title, must be submitted using the NATO application form, which is available on the NATO web site at www.nato.int/structur/recruit/index.html.
• Closing date for applications: Friday 26 February 2010
• When returning the application form via e-mail, a maximum of one attachment in A4 format using WORD may be included.
• Please note that only applicants who succeed in the initial screening will receive a response. In order to follow the status of a vacancy please refer to the web page “update on previous vacancies” on the NATO web site at www.nato.int/structur/recruit/vacancies-upd.html.
• Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone, e-mail or telefax enquiries cannot be dealt with.
• Please note that we accept applications electronically without a photograph and without a signature at this stage in the process.
• Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate’s medical file by the NATO Medical Adviser and the Organization’s insurers.
• Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements.
NB: Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-smoking environment.
EMIM0113 – CTS
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B 04(2010)
Bruxelles, 20 janvier 2010
NOTIFICATION DE LA VACANCE D’UN POSTE DE GRADE « B »
SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L'OTAN
POSTE OUVERT AUX SEUL(E)S RESSORTISSANT(E)S DES ÉTATS MEMBRES DE L’OTAN
POSTE VACANT N ° B 04(2010)
LIEU D'AFFECTATION : Siège de l'OTAN (Bruxelles - Belgique)
DIVISION : Gestion exécutive
Gestion de l’information, des communications et des technologies
Archives et gestion de l'information
INTITULÉ : Chef d’unité
GRADE : B.5
1. RÉSUMÉ
Au siège de l’OTAN, le Service Archives et gestion de l’information (AIM) est responsable du traitement, de la diffusion, du stockage, de l’organisation et de l'archivage de la documentation produite par les comités de l’OTAN et par les services du Secrétariat international de l'Organisation. Le Service AIM veille à ce que les documents soient traités et gérés sur la base des instructions fournies par les autorités d'origine et conformément aux exigences énoncées dans la politique de sécurité de l'OTAN et dans la politique de gestion de l'information OTAN et aux procédures en vigueur au siège de l'Organisation.
Sous l’autorité générale du/de la chef du Service AIM, le/la titulaire du poste exerce la fonction de chef d'unité au sein de ce service. Il/Elle est tenu(e) de veiller à ce que les tâches de traitement des documents soient exécutées avec efficacité et de manière réactive, ce qui peut inclure la conception et la mise en oeuvre de « workflows » électroniques ou d’espaces de travail collaboratifs. Il/Elle sera en outre responsable de tâches de gestion des informations, ce qui peut inclure l’organisation des informations au moyen de taxinomies ou de systèmes de classement spécifiques. Il/Elle gère une équipe et répartit les tâches et le travail en fonction des priorités et du degré d'expertise voulu. À l’appui de ce qui précède, il/elle contribue au contrôle de la qualité et, ainsi, fait en sorte que la documentation du siège de l'OTAN soit conforme aux normes agréées et qu'elle soit stockée et diffusée en
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fonction des besoins globaux de l'OTAN en matière d’information. En outre, le/la titulaire du poste prend part à des projets et à des initiatives visant à faciliter l’accès aux informations et l’utilisation de celles-ci au siège de l'OTAN.
2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
ACQUIS ESSENTIELS
Le/La titulaire de ce poste doit :
• posséder un diplôme dans le domaine des sciences de l’information ou de la bibliothéconomie qui lui aura été délivré par une université ou un établissement de valeur reconnue, ou bien avoir une formation et une expérience professionnelles équivalentes ;
• avoir sept à dix années d'expérience des tâches administratives, et plus particulièrement du suivi d’un « workflow », de l'analyse de documents, de la diffusion d'informations et de la recherche documentaire ;
• connaître les meilleures pratiques et les normes reconnues à l'échelle internationale dans le domaine de la gestion de l'information (par exemple, la gestion du cycle de vie de l’information et les normes de description) ;
• avoir une expérience pratique de l’organisation de l’information ainsi que de la mise en place et de l’utilisation d’outils de classement comme les taxinomies, les ontologies ou moyens similaires ;
• être capable de comprendre les besoins d’une grande institution internationale en matière d'enregistrement de documents et d'archivage et en tenir compte ;
• avoir une très bonne connaissance pratique des programmes informatiques et des suites bureautiques actuelles, en particulier MS Office, le format PDF d’Adobe, les systèmes de « workflow », les espaces de travail collaboratifs, les moteurs de recherche et les applications de gestion de documents ou d’archives ;
• maîtriser, à l’oral et à l'écrit, l'une des deux langues officielles de l'OTAN et avoir une bonne connaissance pratique de l'autre ;
• être prêt(e) à travailler en dehors des heures normales de service et/ou selon des horaires flexibles.
ACQUIS SOUHAITABLES
Seraient considérés comme autant d’atouts :
• une expérience vaste et variée de l’exécution, au quotidien, des tâches décrites plus haut ;
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• la connaissance des procédures relatives à la documentation OTAN et des procédures connexes en vigueur au siège de l’OTAN ;
• un minimum de connaissance des structures civiles et militaires de l’OTAN.
3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
• Planification et exécution
Aide à collecter et à enregistrer les informations à l’appui des mesures de gestion des connaissances prises au siège de l’OTAN. Facilite le fonctionnement du/des système(s) de gestion des documents du siège de l’OTAN dans le cadre de la gestion des connaissances. Contribue à ce que l'information soit organisée de manière structurée et participe à la mise en place d’outils de classement. Soutient les efforts visant à améliorer la qualité et la cohérence des données. Met en application les politiques et les procédures relatives à la gestion des informations et à l’accès à celles-ci. Veille au contrôle de qualité des documents. Exécute les instructions fournies par les autorités d’origine et fait en sorte que les documents soient enregistrés et diffusés en temps voulu, aussi bien en version papier qu’en version électronique. Exécute et supervise le transfert systématique d'informations entre différents réseaux.
• Gestion de projet
Gère de manière proactive la charge de travail de l’unité en fonction des objectifs fixés et des niveaux de service agréés. Fait en sorte que les activités de l’unité répondent aux exigences organisationnelles. S’assure que les tâches sont exécutées en temps voulu et adapte les priorités. Compile et analyse les statistiques de gestion et fait rapport à sa hiérarchie selon les besoins. Représente le Service AIM au sein des équipes inter-services pour les questions concernant en particulier le traitement des documents et la gestion de l’information.
• Gestion des parties prenantes
Répond aux demandes d'information et travaille en coordination avec les secrétaires de comité et d’autres agents du siège de l’OTAN pour ce qui a trait à la gestion de l'information au quotidien. Évalue la charge de travail et négocie les priorités. Donne des avis pratiques sur les politiques et les procédures relatives au marquage, à la diffusion et à la récupération des informations ainsi qu’aux règles de sécurité en matière d’accès aux informations. Fournit des orientations aux membres de son équipe et donne des avis aux agents du Siège sur les procédures et les meilleures pratiques relatives au traitement des documents et à d’autres questions de gestion de l’information.
• Efficacité organisationnelle
Supervise les activités menées par son unité et fait des propositions constructives visant à accroître l'efficacité des méthodes de travail, de l'utilisation des outils bureautiques et des procédures de diffusion. Agit de sa propre initiative dans les limites des lignes directrices agréées. Met en valeur l’action de son unité auprès de ses collègues au moyen d’exposés et de
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rapports. Formule des recommandations en vue de l’amélioration des instructions permanentes et des procédures.
• Gestion des personnes
Gère et motive une petite équipe chargée d'exécuter essentiellement des activités de routine. Maintient un bon niveau d'engagement et d'attention au sein de celle-ci. Répartit la charge de travail de manière équilibrée entre les membres de son équipe et leur donne des conseils de manière à assurer un niveau égal de compétence et de qualité de la prestation. Se tient informé(e) des évolutions touchant les métiers de la gestion de l’information, fait des exposés à thème et organise des sessions de formation.
• S'acquitte des autres tâches en rapport avec ses fonctions qui pourraient lui être confiées.
4. STRUCTURE ET LIAISONS
Le/La titulaire du poste supervise plusieurs agents chargés d'exécuter des tâches de routine dans le domaine de la gestion de l'information. Il/Elle relève d’un(e) chef de section. Il/Elle collabore étroitement avec les autres unités du Service AIM pour faire en sorte que les documents de l'OTAN soient traités en temps voulu et gérés de manière appropriée. Il/Elle entretient également de nombreux contacts avec les secrétaires de comité et avec d’autres agents du Siège à tous les niveaux.
Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : 5 ou plus
5. COMPÉTENCES
Le/La titulaire de ce poste doit faire preuve des compétences suivantes :
• Aptitude à diriger
• Compréhension organisationnelle
• Réflexion analytique
• Initiative
• Maîtrise de soi
• Clarté et précision
• Recherche de l’excellence
• Flexibilité
• Persuasion et influence
• Travail en équipe
6. CONTRAT
La personne retenue se verra offrir un contrat initial d’une durée de trois ans, qui pourra être suivi d’un contrat de durée indéterminée.
Si la personne retenue est détachée d'une administration nationale, d'une institution publique ou des forces armées d'un pays membre de l'OTAN, elle se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l'accord de ses
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autorités nationales, pourra être reconduit pour une nouvelle période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service totale d'un agent détaché n'excède pas six ans.
Pour toute information sur la politique des contrats révisée en vigueur pour les candidat(e)s à des postes affichés à partir du 1er septembre 2007, on consultera le site internet de l’OTAN, à l'adresse www.nato.int/structur/recruit/working-for-nato-f.html, rubrique « Politique des contrats ».
Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions de la politique qui leur est applicable.
COMMENT POSTULER
• Les candidatures, indiquant le numéro de référence et l'intitulé du poste, doivent impérativement être soumises au moyen du formulaire disponible sur le site internet de l'Organisation, à l'adresse www.nato.int/structur/recruit/ how-to-apply-f.html.
• Date limite de dépôt des candidatures : vendredi 26 février 2010.
• Si le formulaire de candidature est renvoyé par courrier électronique, il pourra s'accompagner d'une seule pièce jointe (fichier Word au format A4).
• On voudra bien noter que seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s à l'issue de la première sélection recevront une réponse. Pour suivre l’état d’avancement d'une procédure de sélection, on consultera la page « Informations sur les vacances de poste antérieures » sur le site internet de l’OTAN, à l’adresse www.nato.int/structur/recruit/vacancies-upd-f.html.
• En raison du vif intérêt suscité par l’OTAN et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone, courrier électronique ou télécopie.
• On notera également que les candidatures électroniques (sans photographie ni signature) sont acceptées à ce stade de la procédure de sélection.
• La nomination se fera sous réserve de la délivrance d’une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l’approbation de son dossier médical par le/la médecin-conseil et les assureurs de l’OTAN.
• Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les conditions requises.
NB : On notera que le Secrétariat international de l’OTAN est un environnement sans tabac.
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