Administrative Assistant. CERN, Meyrin. Open until 21 April 2016

Administrative Assistant/Assistant(e) Administratif(ve)

Play a key facilitating role at the heart of ALICE, one of the biggest physics experiment in the world. Join the secretariat and provide a seamless service to the many scientists coming from all over the world. Take Part!

Vous souhaiteriez jouer un rôle de facilitateur au coeur de la collaboration ALICE, l'une des plus grandes expériences de physique du monde ?Alors intégrez son secrétariat, et venez fournir un service optimal aux nombreux scientifiques de la collaboration, qui viennent du monde entier.Rejoignez-nous !
 

Job Reference: EP-AGS-SE-2016-31-LD

Publication date:

24/03/2016

Closing date:

21/04/2016

Introduction

Administrative Assistant in the Experimental Physics Department (EP), Administrative and Secretarial Support Group (AGS), Secretariat Support Section (SE). 

The Experimental Physics Department's secretariat support section is responsible for providing administrative secretarial support to the Department, Experiments and Groups. Our services include general office duties, including special contributions such as the organization of events or meetings.

You will join a multi-cultural team with a wide range of skills and expertise - providing administrative services to the physicists collaborating in the ALICE experiment. You will also ensure that the flow of information inside and outside your direct working environment is of highest standard.

You will have the opportunity to broaden your knowledge in new areas, and discover domains where excellence is the key driving factor. Specific training is available, as well as support for professional development to foster your skills and develop your talents.

 

Functions

 

As an Administrative Assistant in a secretariat of a physics experiment, you will join a team of assistants and participate in the daily management of the secretariat office with special emphasis on information, communication and organizational services.

 

You will:

 

• Act as first line support concerning the physicists' queries in contact with relevant services inside and outside CERN.
• Provide administrative and secretarial services associated with scheduling and coordinating meetings and events.
• Prepare and follow-up of documentation and correspondence including their publication and circulation.
• Maintain physical and electronic documents, web pages, shared files and records to provide up-to-date information jn collaboration with the Office in charge of the visiting scientists and with the academic and research institutes to which they belong.
• Make sure that CERN's different rules and procedures are respected and correctly applied in different situations.
• Replace other assistants during their absences, if need be at short notice.

 

Qualification required

 

Technical certificate in the field of administration, or equivalent.

 

_{*Please note that preference will be given to candidates with the above-mentioned qualifications: In principle consideration will not be given to applications from people with higher qualifications.}

 

Experience and competencies

 

The experience required for this post is:

 

• Demonstrated experience as member of a pool of an administrative service or secretariat, preferably in an international environment.
• Demonstrated experience in a front desk role.

 

The technical competencies required for this post are:

 

• Customer service.
• Secretarial service.
• Archiving and records management: scientific information and document management.
• Use of Office software packages: knowledge of sharepoint software would be an advantage.

 

The behavioural competencies required for this post are:

 

• Communicating effectively: demonstrating a pro-active approach to resolving differences; addressing issues of conflict constructively.
• Demonstrating accountability: presenting information accurately and objectively; working conscientiously and reliably; delivering on promises; maintaining confidentiality.
• Achieving results: having a structured and organised approach towards work; being able to set priorities and plan tasks with results in mind.
• Working in teams: contributing to promoting a positive atmosphere in the team through an optimistic and constructive attitude; addressing issues.
• Demonstrating flexibility: adapting quickly and resourcefully to shifting priorities and requirements.

 

The language competencies required are:

 

• English or French: spoken and written, with the ability to understand and speak in professional contexts and/or to prepare, draft and/or translate accurate texts. The ability to understand and speak the other language in professional contexts would be an advantage.

 

Eligibility conditions

 

Employing a diverse and international workforce is a CERN core value and central to our success. We welcome applications from all Member States (link is external) irrespective of gender, age, disability, sexual orientation, race, religion or personal situation.

 

This vacancy will be filled as soon as possible, and applications should normally reach us no later than 21.04.2016.

 

By applying here, you allow CERN to consider your application for any position it considers relevant with respect to your profile. Please ensure you update your profile regularly with any relevant information and that you inform the recruitment service if you wish your file to be removed from the database.

 

Note on Employment Conditions

 

We offer a limited-duration contract for a period of 2 years. Limited-duration contracts shall terminate by default on their date of expiry. 

Subject to certain conditions, holders of limited-duration contracts may apply for an indefinite position.

 

Read more about employment conditions (link is external)

 

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Introduction

Assistant(e) administratif(-ve) dans le département Physique expérimentale (PE), groupe Appui administratif et de secrétariat (AGS), section Appui de secrétariat (SE).

 La section Appui de secrétariat du département Physique expérimentale apporte un appui au département, aux expériences et aux groupes en réalisant des tâches administratives et des travaux de secrétariat. Les services fournis par le groupe consistent notamment à réaliser des tâches administratives générales, ainsi que des tâches spécifiques comme la participation à l'organisation de manifestations ou de réunions.

Vous rejoindrez une équipe multiculturelle possédant un large éventail de savoir-faire et de compétences, et fournirez des services administratifs aux physiciens collaborant à l'expérience ALICE. En outre, vous devrez faire en sorte que le flux d'informations circulant aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur de votre environnement de travail immédiat soit de la meilleure qualité possible.

Vous aurez la possibilité d'élargir vos connaissances dans de nouvelles matières et de découvrir des domaines où l'excellence est le facteur essentiel. Vous pourrez bénéficier de formations spécialisées ainsi que d'un soutien dans l'évolution de votre carrière afin de renforcer vos compétences et de développer vos talents.
 

Fonctions

 

En tant qu'Assistant(e) administratif(ve) au sein du secrétariat d'une expérience de physique, vous rejoindrez une équipe d'assistants et participerez à la gestion quotidienne du bureau du secrétariat, tout particulièrement pour des fonctions d'information, de communication et d'organisation.

 

Vous devrez :

 

• Apporter un appui de première ligne aux demandes des physiciens, en assurant la liaison avec les services concernés aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur du CERN.
• Fournir des services administratifs et de secrétariat liés à la planification et à la coordination de réunions et de manifestations.
• Assurer la préparation et le suivi de documents et de diverses correspondances, y compris leur publication et leur diffusion.
• Assurer la mise jour de documents papier et électroniques, de pages web, de dossiers partagés et d'archives afin de pouvoir fournir des informations à jour, en collaboration avec le bureau chargé des visiteurs scientifiques et avec les instituts universitaires et de recherche auxquels ils sont rattachés.
• Vérifier que les différentes règles et procédures du CERN sont respectées et appliquées correctement selon les situations.
• Remplacer les autres assistants pendant leurs absences, si nécessaire au dernier moment.

 

Qualifications requises

 

Diplôme technique dans le domaine de l'administration, ou équivalent*.

 

*Veuillez noter que la préférence sera donnée aux candidats possédant un diplôme dont le niveau correspond à celui qui est indiqué ci-dessus :les candidats au bénéfice d'une formation supérieure à ce niveau ne seront normalement pas pris en considération pour cette vacance d'emploi.

 

Expérience et compétences

L'expérience demandée pour ce poste est la suivante :

• Expérience démontrée comme membre d'une équipe dans un service administratif ou dans un secrétariat, de préférence dans un environnement international.
• Expérience démontrée à une fonction de réception.

Les compétences techniques demandées pour ce poste sont les suivantes :

• Service clients.
• Service de secrétariat.
• Archivage et gestion des archives : gestion de l'information et de la documentation scientifiques.
• Utilisation de progiciels de bureautique : la connaissance du logiciel SharePoint serait un atout.

Les compétences comportementales demandées pour ce poste sont les suivantes :

• Communiquer efficacement : avoir une approche proactive de la résolution des différends ; traiter les conflits de manière constructive.
• Faire preuve de responsabilité : présenter l'information de manière précise et objective ; travailler consciencieusement et sérieusement ; tenir ses engagements et préserver la confidentialité.
• Obtenir des résultats : avoir une approche structurée et organisée du travail ; être capable de fixer des priorités et de planifier des tâches en ayant en vue les résultats.
• Travailler en équipe : contribuer à favoriser une bonne ambiance au sein de l'équipe en adoptant une attitude positive et constructive ; traiter les problèmes.
• Faire preuve de flexibilité : s'adapter rapidement et efficacement à un changement de priorités ou de besoins.

Les compétences linguistiques demandées pour ce poste sont les suivantes :

• Anglais ou français parlé et écrit ; aptitude à comprendre et parler la langue dans un contexte professionnel et/ou à préparer, rédiger ou traduire des textes de façon correcte. L'aptitude à comprendre et parler l'autre langue dans un contexte professionnel serait un atout.

 

Conditions d'éligibilité

 

Le CERN considère la diversité et le caractère international de son personnel comme des valeurs essentielles et un facteur décisif de son succès. Nous encourageons les candidatures de ressortissants de tous les États membres sans distinction de sexe, d'âge, de handicap, d'orientation sexuelle, de race, de religion ou de situation personnelle.

 

Cet emploi sera pourvu dans les plus brefs délais et les candidatures devront en principe parvenir à l'Organisation au plus tard le 21.04.2016.

 

En postulant au CERN, vous autorisez l'Organisation à prendre votre candidature en considération pour tout autre poste qu'elle estime correspondre à votre profil. Veuillez mettre à jour votre dossier régulièrement en y ajoutant toute nouvelle information pertinente et informer le Service de recrutement si vous souhaitez que votre dossier soit retiré de la base de données.

 

Notes sur les conditions d'emploi

Nous offrons un contrat de durée limitée de deux ans. Les contrats de durée limitée prennent fin par défaut à leur date d'échéance.
Sous certaines conditions, les titulaires d'un contrat de durée limitée peuvent postuler pour des postes publiés en vue d'obtenir un contrat de durée indéterminée.

En savoir plus sur les conditions d'emploi